変革事例図鑑 - 事例：大規模組織がハイブリッドワーク下で進めたオフィス戦略

事例：大規模組織がハイブリッドワーク下で進めたオフィス戦略 - ワークプレイス最適化と効果測定のアプローチ

Tags: ハイブリッドワーク, オフィス戦略, ワークプレイス, 大規模組織, 働き方改革事例

はじめに：新しい働き方とオフィス戦略の重要性

近年、多くの大企業で新しい働き方としてハイブリッドワークが導入されています。これにより、従業員はオフィス出社とリモートワークを柔軟に組み合わせながら働くことが可能となりました。しかし、働く場所が多様化する中で、オフィスという物理的な空間の役割をどのように再定義し、最適化していくかは、多くの組織にとって喫緊の課題となっています。

単にオフィスの面積を縮小するだけでなく、オフィスを「従業員が集まり、コラボレーションを促進し、企業文化を育む場所」として機能させるためには、戦略的なワークプレイスの設計と運用が不可欠です。特に大規模組織においては、部署や職種によるニーズの違い、既存の施設構造、セキュリティ要件など、考慮すべき要素が多岐にわたります。

本記事では、ある大規模組織がハイブリッドワーク導入後に直面したオフィスに関する課題に対し、どのような戦略を立て、具体的にワークプレイスの最適化を進め、その効果をどのように測定したのか、その事例を詳細にご紹介します。

事例の概要：ハイブリッドワーク導入後のオフィス課題と目的

本事例の組織は、従業員数1万人を超える歴史ある大企業です。新型コロナウイルスのパンデミックを機に、全社的にリモートワークを推進し、その後、オフィス出社とリモートワークを組み合わせたハイブリッドワークを標準的な働き方として定着させました。

ハイブリッドワークが定着するにつれて、オフィス利用率の低下とそれに伴うスペースの非効率性が顕在化しました。一方で、従業員からは「オフィスに来ても固定席がなく落ち着かない」「オンライン会議が増えすぎて集中できない」「偶発的なコミュニケーションが減った」といった声も聞かれるようになりました。

このような状況を踏まえ、本組織では以下の目的を掲げたオフィス戦略の見直しとワークプレイス最適化プロジェクトを開始しました。

オフィススペースの効率化: 利用率の低いエリアを見直し、コスト削減につなげる。
コラボレーションの促進: 従業員が対面で集まるメリットを最大化する空間を整備する。
集中環境の提供: リモートワークでは難しい、集中して業務に取り組める環境をオフィスに用意する。
企業文化の醸成: 従業員同士の繋がりを強化し、一体感を育む場としてのオフィスの役割を再定義する。
多様な働き方への対応: 部署や職種、個人のニーズに合わせた多様なワークプレイスの選択肢を提供する。

具体的な取り組み内容とプロセス

プロジェクトは、まず現状分析から着手しました。オフィス利用率データの収集、従業員アンケート、部署ごとのヒアリングなどを実施し、実際の利用状況や従業員のニーズを詳細に把握しました。特に大規模組織のため、部署ごとの業務特性（顧客対応が多い部門、開発部門、研究部門など）やチームの連携頻度などを細かく分析し、一律ではないアプローチの必要性を確認しました。

分析結果に基づき、以下の具体的な施策を段階的に実施しました。

スペースの用途再定義とゾーニング:
- 従来の固定席中心のレイアウトを見直し、ABW（Activity Based Working）の考え方を取り入れました。
- 「集中ゾーン（ソロワーク用）」「コラボレーションゾーン（会議室、オープンスペース、ホワイトボードエリアなど）」「ソーシャルゾーン（カフェスペース、リラックスエリア）」「オンライン会議用ブース」など、目的別のエリアを明確に定義しました。
- 部署によっては、チームでの共同作業を重視するエリアや、機密性の高い業務を行うための専用エリアなども設けました。
テクノロジーの活用:
- 座席予約システム、会議室予約システムを導入し、オフィス内の混雑状況の可視化とスペース利用の最適化を図りました。
- オンライン会議ツールと連携した高品質なマイク・カメラシステムを各会議室やブースに整備し、オフィスとリモートをシームレスに繋ぐ環境を構築しました。
- 従業員がオフィスの各エリアの利用状況をリアルタイムで確認できるアプリやデジタルサイネージを設置しました。
オフィスデザインとアメニティの改善:
- 従業員のウェルビーイングに配慮し、自然光を取り入れたり、観葉植物を配置したりするなど、快適で居心地の良いデザインを取り入れました。
- 個人ロッカー、休憩スペース、充実したキッチンエリアなどを整備し、オフィスでの時間をより快適に過ごせるようにしました。
- セキュリティを考慮しつつ、従業員が気軽に立ち寄れるオープンスペースを増やしました。
従業員への周知とエンゲージメント:
- 新しいオフィスレイアウトや利用ルールについて、説明会や社内ポータルを通じて丁寧に周知しました。
- 新しいワークプレイスの効果的な活用方法について、マネージャー向けの研修や従業員向けのガイドラインを提供しました。
- トライアル期間を設け、従業員からのフィードバックを収集し、継続的な改善に活かす体制を構築しました。

直面した課題と克服策

大規模組織ならではの課題も多く発生しましたが、以下のように対応しました。

部署間のニーズの多様性:
- 課題：全社一律のレイアウトでは、部署ごとの業務特性やチーム文化に合わない部分がありました。
- 克服策：各部署の代表者と密に連携し、それぞれのニーズを詳細にヒアリングしました。共通のゾーニング原則は設けつつも、一部のエリアについては部署の特性に合わせてカスタマイズを許可するなど、柔軟な対応を行いました。トライアル期間中のフィードバックに基づき、レイアウトを微調整しました。
テクノロジーへの適応:
- 課題：新しい予約システムや会議システムの使い方に戸惑う従業員がいました。特にデジタルリテラシーに差がある従業員へのサポートが必要でした。
- 克服策：操作方法に関するFAQやチュートリアル動画を作成し、社内ポータルに掲載しました。IT部門と連携し、オフィス内にヘルプデスクを設置したり、各フロアに「テックサポーター」を配置したりするなど、対面でのサポート体制を強化しました。
オフィス文化の再構築:
- 課題：リモートワークに慣れた従業員の中には、オフィス出社の目的を見失ったり、オフィスでの偶発的な交流が生まれにくかったりする状況が見られました。
- 克服策：オフィス出社の推奨日やチームミーティングの曜日を設けるなど、意図的にオフィスでの集まりを促す施策を検討・実施しました。また、オフィス内のカフェスペースやイベントエリアを活用し、部門横断の交流イベントやカジュアルな勉強会などを企画・開催しました。マネージャーには、チームメンバーのオフィス出社時の目的を明確にし、対面でのコミュニケーションの機会を意図的に作るよう推奨しました。

導入効果と成功要因

これらの取り組みの結果、以下のような効果が見られました。

スペース効率の向上: 固定席の削減とフリーアドレス化により、必要なオフィス面積を約20%削減することができました。これにより、賃料や維持費のコスト削減に繋がっています。
コラボレーションの活性化: 用途別ゾーニングにより、会議室やオープンスペースの利用率が向上しました。従業員アンケートでは、「オフィスでは対面での議論が進めやすい」「部署を跨いだメンバーとの偶発的な交流が増えた」といった肯定的な意見が増加しました。
従業員エンゲージメントの向上: 新しいオフィス環境に対する従業員の満足度が向上しました。特に、目的別のワークプレイスが用意されたことで、「その日の業務内容に合わせて働く場所を選べるようになり、生産性が上がった」という声が多く聞かれました。
ハイブリッドワークの定着支援: オフィスが従業員にとって「行く価値のある場所」として再認識されたことで、リモートワーク一辺倒ではなく、オフィスも活用するハイブリッドな働き方がよりスムーズに定着しました。

成功要因としては、以下の点が挙げられます。

丁寧な現状分析とニーズ把握: 大規模組織であるがゆえに多様なニーズがあることを認識し、データと現場の声の両方を重視して現状を正確に把握したこと。
段階的なアプローチと柔軟性: 全社一律ではなく、部署ごとの特性を考慮したゾーニングや、トライアル期間を設けてフィードバックに基づき改善を進めたこと。
テクノロジーと物理的環境の統合: スペース設計だけでなく、それをサポートするテクノロジー（予約システム、会議システム）と合わせて整備したこと。
従業員への丁寧なコミュニケーションとサポート: 新しい環境への適応を促すための周知、研修、ヘルプ体制を充実させたこと。
経営層のコミットメント: オフィスの役割再定義が経営戦略の一環として位置づけられ、必要な投資と推進体制が確保されたこと。

導入効果の測定方法

本事例では、定量・定性両面から効果測定を実施しました。

定量データ:
- オフィス利用率: 座席予約システムや入退館データから、時間帯別・エリア別の利用率を継続的に追跡しました。
- スペース稼働率: 会議室予約システムやセンサーデータを用いて、会議室や特定のコラボレーションエリアの稼働率を測定しました。
- コスト削減額: 面積削減やエネルギー効率化による賃料、維持費の削減額を算出しました。
- 通勤頻度: 入退館データや交通費精算データから、従業員のオフィス出社頻度を把握しました（任意参加の場合）。
定性データ:
- 従業員アンケート: 新しいオフィス環境に対する満足度、生産性の変化、コラボレーションの機会、集中度合いなどについて、定期的にアンケートを実施しました。特に、部署別や年代別の満足度を分析しました。
- グループインタビュー/ヒアリング: 特定の部署やチームを対象に、新しいオフィス環境での働き方について詳細なヒアリングを行い、アンケートだけでは見えない深層ニーズや課題を把握しました。
- フリーコメント: アンケートや社内SNSなどで寄せられる従業員の自由な意見を収集・分析し、改善のヒントとしました。

これらのデータを継続的に収集・分析し、当初の目的（効率化、コラボレーション促進など）がどの程度達成されているかを評価するとともに、新たな課題の早期発見と改善策の立案に繋げました。

他の組織への示唆

本事例から、大規模組織が新しい働き方に対応したオフィス戦略を成功させるためには、以下の点が重要であることが示唆されます。

一律ではないアプローチの重要性: 大規模組織ほど部署や職種、文化によるニーズの違いが大きいことを認識し、全社共通の原則と部署ごとのカスタマイズを組み合わせる柔軟な設計が必要です。
データの活用と継続的な改善: オフィス利用状況や従業員の声をデータとして収集・分析し、計画通りに進んでいるか、新たな課題はないかを常に把握し、継続的にオフィス環境とルールの見直しを行うことが不可欠です。
テクノロジーと空間設計の融合: オフィスを単なる物理的な箱と捉えるのではなく、それをサポートするテクノロジーと一体として設計・運用することで、従業員の利便性や生産性を最大化できます。
「行く価値」の明確化とコミュニケーション: なぜオフィスが存在し、どのような目的で利用すべきなのかを従業員に明確に伝え、オフィスでの活動を促進するための工夫（イベント開催、推奨日設定など）を行うことが、オフィス活用と文化醸成に繋がります。
マネージャーの役割: 新しいオフィス環境下でのチームの働き方について、マネージャーがメンバーと対話し、最適なオフィス利用を支援する役割が重要になります。マネージャーへの研修やサポートも欠かせません。

まとめ

ハイブリッドワークが定着する中で、オフィスは「全員が毎日集まる場所」から、「目的を持って集まる場所」へとその役割を変化させています。大規模組織においては、この変化に対応するため、戦略的なオフィス見直しとワークプレイス最適化が不可欠です。

本事例で見たように、丁寧な現状分析に基づき、多様なニーズに対応したゾーニング、テクノロジー活用、快適な環境整備、そして従業員への丁寧なコミュニケーションとサポートを組み合わせることで、オフィスはコスト削減と同時に、従業員のコラボレーション促進やエンゲージメント向上、ひいては企業文化の醸成に貢献する重要なハブとなり得ます。

働き方改革は、制度やツールだけでなく、物理的なワークプレイスも含めた包括的な取り組みとして捉えることが成功の鍵となります。本事例が、読者の皆様の組織におけるオフィス戦略検討の一助となれば幸いです。