事例：大規模組織が副業・兼業制度導入で実現した従業員の自律性向上と組織活性化 - 制度設計、運用、評価連携、リスク管理の具体策
大規模組織における副業・兼業制度導入の意義
近年の働き方改革の流れの中で、従業員の多様なキャリア形成を支援し、個人のスキルアップや経験を通じて組織の活性化を図る目的で、副業・兼業を容認または推奨する企業が増加しています。特に大規模組織においては、硬直化しやすい組織文化に刺激を与えたり、従業員のエンゲージメントを高めたりする効果が期待される一方で、制度設計、適切な運用管理、情報セキュリティ、労務管理、評価制度との連携など、乗り越えるべき様々な課題が存在します。
本記事では、「変革事例図鑑」のサイトコンセプトに基づき、大規模組織が副業・兼業制度を導入し、従業員の自律性向上と組織活性化を実現した具体的な事例を取り上げ、その背景、導入プロセス、直面した課題と克服策、導入効果、そして成功要因について詳細に解説いたします。大規模組織における働き方改革推進の担当者様にとって、自社での制度導入や運用改善に向けた実践的なヒントとなれば幸いです。
事例の概要：副業・兼業制度導入に至る背景と目的
ある従業員数万人規模のサービス業A社では、従来の終身雇用・年功序列型のキャリアパスに対する従業員の意識変化や、外部環境の急速な変化に対応できる組織の柔軟性・多様性の不足が課題となっていました。また、特定の分野で高い専門性を持つ従業員が社内業務だけではその能力を十分に活かせない、あるいは自己成長の機会を社外に求めるケースが増えているという認識もありました。
こうした背景を踏まえ、A社は働き方改革の一環として、副業・兼業を可能とする制度の導入を検討しました。主な目的は以下の通りです。
- 従業員の自律的なキャリア形成支援: 社外での経験を通じて、従業員が自身の市場価値を高め、主体的にキャリアを形成できる機会を提供すること。
- スキル・知見の獲得と組織への還元: 副業・兼業で得た新しいスキルや多様な知見を本業に活かし、組織全体のイノベーション創出や業務改善に繋げること。
- 従業員エンゲージメント向上: 会社が個人の成長や挑戦を応援する姿勢を示すことで、従業員のモチベーションや会社へのロイヤルティを高めること。
- 採用競争力の強化: 柔軟な働き方を求める優秀な人材に対する訴求力を高めること。
具体的な取り組み内容と制度設計
A社では、上記の目的達成のため、既存の就業規則を見直し、以下のような内容で副業・兼業制度を設計・導入しました。
- 申請・承認制の導入: 原則として、事前に会社への申請と承認を必須としました。申請時には、副業・兼業の内容、予想される業務時間、本業への影響、情報セキュリティリスクなどを詳細に記載することを求めました。
- 承認基準の明確化: 以下のいずれかに該当する場合は原則不承認とする基準を設けました。（1）本業の遂行に支障をきたす可能性がある場合、（2）会社または顧客に関する機密情報、個人情報などが漏洩するリスクが高い場合、（3）会社の信用や名誉を毀損する可能性がある場合、（4）競業にあたる場合、（5）過重労働により従業員の健康を害するリスクがある場合。
- 対象者の設定: 全従業員を対象としましたが、役職者については、情報管理の重要性などを考慮し、承認基準をより厳格に適用しました。
- 業務時間管理: 副業・兼業の時間と本業の時間を合わせて、法定労働時間を超えないように管理する仕組みを導入しました。具体的には、申請時に週あたりの副業・兼業時間を届け出させるとともに、必要に応じて勤怠管理システムと連携させることを検討しました。
- 情報セキュリティ・秘密保持の徹底: 副業・兼業においても、会社の情報資産に関する取り扱いルールを遵守することを徹底させました。入社時の秘密保持契約に加え、制度利用にあたって別途誓約書の提出を求めたり、情報セキュリティに関する研修を必須化したりしました。
- 相談窓口の設置: 制度に関する問い合わせや、副業・兼業の内容に関する相談を受け付ける窓口を人事部内に設置しました。
導入プロセスと直面した課題、克服策
制度導入にあたり、A社はまず社内の関係部署（人事部、法務部、情報システム部、各事業部など）との連携を強化しました。制度案の策定、就業規則の改訂、従業員への説明会実施などを段階的に進めました。
このプロセスで直面した主な課題と、それに対する克服策は以下の通りです。
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課題：情報セキュリティリスクへの懸念
- 具体的な内容: 特に機密情報や顧客情報を扱う部署から、副業・兼業を通じた情報漏洩リスクに対する強い懸念が示されました。
- 克服策: 全従業員向けに、副業・兼業時においても適用される情報セキュリティポリシーや秘密保持義務に関する研修を繰り返し実施しました。また、申請時には副業・兼業先での情報管理体制についてもヒアリングを行い、リスクが高いと判断される場合は承認しない、あるいは特定の情報へのアクセス権限を制限するといった対策を講じました。さらに、従業員がリスクを認識し、自律的に適切な行動をとるよう、ガイドラインを詳細化し周知徹底しました。
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課題：本業への影響（時間・集中力）と労務管理の複雑化
- 具体的な内容: 副業・兼業に時間を取られ、本業の業務遂行能力が低下したり、長時間労働になったりするのではないかという懸念がありました。また、本業と副業・兼業を通じた労働時間管理が複雑になる点も課題でした。
- 克服策: 申請時の審査で、本業に支障がない時間数や内容であるかを慎重に判断しました。また、定期的な申請内容の確認や、必要に応じて上司との面談を通じて、本業への影響がないかを確認する運用を設けました。労務管理については、副業・兼業の業務時間を自己申告させ、本業の勤怠データと合わせて、法定労働時間を超過していないかをチェックする仕組みを構築しました。過重労働の兆候が見られる場合は、上司や産業医との連携を通じて指導・改善を促しました。
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課題：人事評価への影響と公平性の確保
- 具体的な内容: 副業・兼業で得たスキルや経験を本業の評価にどのように反映させるか、あるいは反映させないか。また、副業・兼業をしている従業員とそうでない従業員の間で評価上の不公平感が生じないか、といった懸念がありました。
- 克服策: A社では、原則として副業・兼業自体の成果を本業の評価に直接的に反映させることはしないという方針を明確にしました。あくまで本業におけるパフォーマンスを評価基準とすることを強調しました。ただし、副業・兼業を通じて本業に役立つ新たなスキルや知識を習得し、それが本業の成果向上に繋がった場合は、その成果自体を評価の対象としました。評価者（マネージャー）向けには、副業・兼業に関する正しい理解と、評価における留意点についての研修を実施し、属人的な判断を防ぐように努めました。
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課題：従業員への周知・理解促進と意識変革
- 具体的な内容: 従業員の中には、制度の利用方法やリスクについて十分に理解していない者、あるいは副業・兼業に対する従来のネガティブなイメージを持つ者もいました。
- 克服策: 全社説明会や部署ごとの説明会を繰り返し実施し、制度の目的、メリット、利用方法、会社の期待、そして守るべきルールやリスクについて丁寧に説明しました。また、社内ポータルサイトにQ&Aや成功事例を掲載したり、相談窓口を周知したりするなど、情報提供とサポート体制を強化しました。経営層からも積極的に副業・兼業を応援するメッセージを発信し、従業員の意識変革を促しました。
導入効果と成功要因
A社における副業・兼業制度の導入は、以下のような効果をもたらしました。
- 従業員の自律性・主体性の向上: 制度を利用する従業員が増加し、自身のキャリアやスキル開発に対する意識が高まりました。
- 組織の活性化: 社外での経験を通じて得た新しいアイデアや多様な人脈が社内に持ち込まれ、議論が活発化したり、新たな視点での業務改善提案が増えたりといった効果が見られました。
- スキルアップ・知見の蓄積: 特にデジタルスキルや新しいビジネスモデルに関する知識など、本業だけでは習得が難しかったスキルを身につける従業員が見られました。
- エンゲージメント向上: 会社が個人の挑戦を支援してくれるという肯定的なメッセージが伝わり、従業員の会社に対する満足度やエンゲージメントが向上しました（従業員サーベイで確認）。
- 採用ブランド力の向上: 柔軟な働き方を許容する企業として、多様な人材からの応募が増加しました。
これらの効果を支えた成功要因としては、以下の点が挙げられます。
- 経営層の強いコミットメント: 副業・兼業制度導入が単なる福利厚生ではなく、組織変革、人材育成、企業競争力強化のための戦略的な施策であるという位置づけを明確にし、経営層が積極的にメッセージを発信したこと。
- 丁寧かつ現実的な制度設計: リスク管理、特に情報セキュリティと労務管理に関するルールを明確に定めつつ、従業員が利用しやすいような申請・承認プロセスを設計したこと。
- 多角的な周知・サポート体制: 制度説明だけでなく、Q&A、相談窓口、成功事例の共有など、従業員の疑問や不安を解消し、安心して利用できるようなサポート体制を構築したこと。
- マネージャー層の理解促進: 評価制度への影響や部下の労務管理における留意点など、マネージャーが抱える懸念点を丁寧に解消し、制度への理解と協力を得られたこと。
他の組織への示唆
A社の事例から、大規模組織が副業・兼業制度を成功裏に導入・運用するためには、以下の点が重要であることが示唆されます。
- 目的の明確化: なぜ副業・兼業を認めるのか、制度導入によって何を目指すのか（人材育成、組織活性化、採用力強化など）を明確にし、社内外に発信することが第一歩です。
- リスク対策の徹底: 大規模組織ゆえに影響範囲が広範になる可能性がある情報漏洩、競業、過重労働といったリスクに対して、具体的なルール設定、教育、チェック体制、相談体制など、多重的な対策を講じることが不可欠です。特に情報セキュリティに関しては、部署や職種ごとの特性も考慮したきめ細やかな対応が求められます。
- 既存制度との連携: 就業規則、賃金規程、評価制度、勤怠管理システムなど、既存の人事関連制度やシステムとの整合性を図り、運用上の矛盾が生じないように設計する必要があります。特に評価制度については、副業・兼業が本業の評価に与える影響について、明確な方針を定め、評価者・被評価者双方に周知徹底することが重要です。
- マネージャーの役割: 副業・兼業制度の運用においては、部下の申請内容の確認や、本業への影響、健康状態の把握など、マネージャーの役割が重要になります。マネージャーに対する制度理解促進と、適切なマネジメントスキル（目標設定、コミュニケーション、評価など）の研修が成功の鍵を握ります。
- 継続的な見直し: 制度導入後も、運用状況や従業員の声、外部環境の変化に応じて、制度や運用方法を継続的に見直し、改善していく姿勢が求められます。
まとめ
大規模組織における副業・兼業制度の導入は、従業員の自律性向上、多様なスキル・知見の獲得、組織の活性化、そして採用競争力の強化といった多くのメリットをもたらす可能性を秘めています。しかし、その実現には、情報セキュリティや労務管理といったリスクへの徹底した対策、既存制度との連携、マネージャーの理解促進など、大規模組織特有の複雑性に対応するための周到な準備と、丁寧な制度設計・運用が不可欠です。
今回ご紹介したA社の事例は、これらの課題に対して具体的にどのように取り組み、克服していったのかを示しています。働き方改革を推進される担当者の皆様におかれましては、本事例を参考に、自社の状況に合わせた副業・兼業制度の導入や運用改善を検討される一助となれば幸いです。新しい働き方は、組織と個人の双方の成長を促す重要なドライバーとなるでしょう。